Gewusst wie! – Effizient organisiert mit Outlook und OneNote

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Wie man sich mit gegebenen Mitteln den Arbeitsalltag erleichtern kann, wurde im Arbeitskreis für Assistenz und Sekretariat am 04. März 2021 vorgestellt. Outlook und OneNote bieten dazu einige Features.

Die häufig erwähnte Digitalisierung hat auch in unserem Büroalltag längst seinen Einzug gefunden, auch wenn wir es gar nicht so sehr wahrnehmen. Mit Outlook und OneNote haben wir auf unseren Rechnern bereits mächtige Tools, die wir durchaus unter die Kategorie „Digitalisierung“ packen können. Viel entscheidender ist aber, dass sie uns unseren Alltag deutlich erleichtern können. Oftmals fehlt uns nur die Zeit, uns mit den vielen Features, die die Programme zu bieten haben, auseinander zu setzen. Aus diesem Grund nutzen wir häufig nur die Befehle, die offensichtlich sind oder die gezeigt wurden. Es lohnt sich aber, ab und an einen Blick auf bisher unbekannte Features zu werfen.

Vor diesem Hintergrund hat Irmgard Reinke, VDMA NRW, den Teilnehmerinnen des Arbeitskreises am 4. März 2021 einen Überblick über verschiedene Tools gegeben und dabei die Nutzung einiger Features vorgestellt.

Ablagemöglichkeiten in Outlook – in welchem Unterordner war noch mal die Mail?!

Ein wertvoller Impuls für die Teilnehmerinnen war die Arbeit in Outlook mit der „Ein-Ordner-Ablage“. Dabei geht es darum, sich von der üblichen Baumstruktur zu lösen und alle Mails in nur einem Ordner abzulegen. Struktur kann mit Hilfe der Zuordnung von Kategorien und Suchordnern geschaffen werden. Der Vorteil ist, dass Mails mit mehreren Kategorien versehen werden können und so die Überlegung, in welchen der Ordner die Mail nun am besten passt, entfällt. Finden kann man diese Mails dann unter allen Kategorien, die zugeordnet wurden.

Arbeitet man zusätzlich mit dem Aufgaben-Tool in Outlook, kann aus einer Mail mit wenigen Klicks eine Aufgabe erstellt und die Mail dann abgelegt werden, weil sich eine Kopie dieser Mail in der Aufgabe befindet. Allein mit diesen beiden Tools ist es möglich, ein aufgeräumtes Postfach zu haben, weil eingehende Mails schnell bearbeitet oder abgelegt werden können.

Quick-Steps und Textbausteine bringen Effizienz

Der Einsatz von individuell gestalteten Quick-Steps und Textbausteinen in Outlook, kann die Arbeit darüber hinaus noch effizienter gestalten. Quick-Steps eignen sich immer dann, wenn man einige Arbeitsschrittfolgen immer wieder durchführt. In Quick-Steps können einzelne Arbeitsschritte oder eine Arbeitsschrittfolge mit nur einem Klick erledigt werden. So kann man beispielsweise eine Mail mit nur einem Klick als gelesen markiert, mit einer Kategorie versehen und in einem bestimmten Ordner abgelegt werden.

Textbausteine eignen sich immer dann, wenn Textpassagen häufig in Mails einsetzt werden, wie zum Beispiel die Anfahrt zum Unternehmen. Speichert man den Textbaustein als sogenannten Autotext ab, schlägt das Programm bei einem festgelegten Stichwort den Textbaustein vor, der dann mit „Enter“ eingefügt werden kann.

Was bringt OneNote?

Der Arbeitskreis zeigte, dass OneNote von einigen schon genutzt wird, viele aber noch nicht so recht wissen, wie dieses Tool Entlastung in den Arbeitsalltag bringen kann. Den Teilnehmerinnen wurden einige Beispiele aus der Praxis vorgestellt. Eingegangen wurde dabei darauf, dass einzelne Notizbücher geteilt werden können und so die Möglichkeit eröffnen, mit Kolleginnen und Kollegen oder dem Vorgesetzten zusammenzuarbeiten.

Ein großer Vorteil ist, dass in einem digitalen Notizbuch verschiedene Dateiformate abgelegt werden können. So kann man z.B. für die Vorbereitung von Terminen ein Notizbuch anlegen und dort unter verschiedene Reiter die Reiseunteralgen, Informationen, Notizen etc. zu den einzelnen Terminen ablegen. Arbeitet man nun noch mit der Verknüpfung zu Outlook, lässt sich aus dem Termin heraus eine Seite im Notizbuch mit den im Kalendereintrag enthaltenen Informationen anlegen. Umgekehrt kann man aus OneNote heraus Aufgaben in Outlook anlegen, die dann den Link zur entsprechenden OneNote Seite enthalten.

Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Arbeitsweisen eröffnet neue Möglichkeiten

Praxisbeispiele haben den Austausch der Teilnehmerinnen abgerundet. Als Fazit bleibt festzuhalten: In den meisten Fällen wird das volle Potenzial von Outlook und OneNote nicht ausgeschöpft. Wenn man sich aber zu Best Practice Beispielen austauscht, kann man gegenseitig viel voneinander lernen.

Ein weiterer Austausch via Webkonferenz ist für den 17. Juni 2021 zum Thema „Teams“ geplant.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei einem Arbeitskreis um eine feste Teilnehmergruppe handelt. Mitgliedsunternehmen, die an einer Mitarbeit am Arbeitskreis Assistenz und Sekretariat interessiert sind, melden sich bitte bei irmgard.reinke@vdma.org.