Chancen der neuen Normalität nach Corona

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Der erste Schock im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie ist vorüber und alle haben sich flexibel ihrer jeweiligen Situation angepasst. Nun heißt es, in eine „neue Normalität“ zu finden. Aber was bedeutet das genau? Was kann man von den neu eingesetzten Tools und Arbeitsweisen beibehalten?

Seit einigen Wochen und Monaten leben wir nun schon mit der Situation, die uns das Corona-Virus beschert hat. Das, was am Anfang noch holprig lief, hat sich inzwischen eingespielt. Die Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten und dem Team ist neu organisiert und Abläufe, Workflows sowie Kommunikationswege wurden neugestaltet. In der Webkonferenz des Arbeitskreises Assistenz und Sekretariat am 23. Juni 2020 ging es um die Frage: „Was verändert sich, was darf bleiben, was muss gehen?“

Eines ist sicher: eine Meetingkultur, wie sie es vor Corona gab, wird es in Zukunft nicht mehr geben. Zwar waren sich die Teilnehmerinnen einig, dass sich digitale Meetings nicht für alles eignen, aber ein Teil der Sitzungen wird künftig sicherlich online oder als sogenannte hybride Sitzung, eine Mischung aus Online- und Präsensmeeting, stattfinden. Der Vorteil, der auf der Hand liegt, ist die Veringerung von Reisezeit. So sind auch kurze Meetings möglich, bei denen man beispielsweise nur ein Thema bespricht. Ein Zeitgewinn wird dabei nicht nur durch das Einsparen der Reisezeit erzielt, sondern die Meetings sind in der Regel auch fokussierter und dadurch kürzer und effektiver.

Die Diskussion über das Arbeiten aus dem Home Office ergab, dass die Umstellung in den Unternehmen durchweg gut funktioniert hat. Allerdings gibt es Vor- und Nachteile. Als Nachteil haben die Teilnehmerinnen unter anderem die fehlenden sozialen Kontakte bzw. den „kurzen Dienstweg“ genannt. Als Vorteil wurde es empfunden, dass man ohne Unterbrechungen an einem Vorgang arbeiten kann. Viele der Teilnehmerinnen können sich vorstellen, auch nach der Corona-Pandemie teilweise aus dem Home Office zu arbeiten; die technischen Voraussetzungen sind gegeben.

Digitale Signaturen waren ein weiteres Thema, zu dem Tipps und Vorgehensweisen ausgetauscht wurden. Konsens war aber, dass diese nur begrenzt einsetzbar sind und manche Dokumente noch im Original unterschrieben werden müssen.

Als Fazit bleibt festzuhalten, dass die Digitalisierung im Office durch die besonderen Umstände in Zusammenhang mit der Pandemie einen deutlichen Schub erhalten und auch den Skeptikern die Vorteile vor Augen geführt hat. Hierin ist die Chance zu sehen, so manch einen aus der Not heraus verschlankten Prozess beizubehalten und damit Kapazitäten für andere Aufgaben zu schaffen! Die Kernaufgabe der Assistentin ist und bleibt die Unterstützung der Vorgesetzten und gerade jetzt bietet sich ihr die Chance dieser Unterstützung eine andere Qualität zu geben.

Ein weiterer Austausch via Webkonferenz ist für den 12. August 2020 geplant.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei einem Arbeitskreis um eine feste Teilnehmergruppe handelt. Mitgliedsunternehmen, die an einer Mitarbeit am Arbeitskreis Assistenz und Sekretariat interessiert sind, melden sich bitte bei irmgard.reinke@vdma.org.