Veranstaltungsmanagement strukturiert und einfach angehen

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Veranstaltungen und Events jeglicher Art, ob für interne oder externe Zielgruppen, werden in den vielen Fällen von der Assistenz geplant und organisiert. Umso besser, wenn man über eine effiziente und zielgerichtete Veranstaltungsplanung verfügt.

Ohne eine gute Organisation geht bei der Eventplanung nichts. Umso besser, wenn man sich zu Planung und Vorgehensweisen bei verschiedenen Veranstaltungsformaten austauschen kann – so geschehen auf dem VDMA NRW Arbeitskreis Assistenz und Sekretariat, der am 13. November 2019 bei der Firma KAMAT GmbH & Co. KG in Witten stattfand. In Kleingruppen wurden Herangehensweisen und Ansätze für die Planung von Weihnachtsfeiern, Betriebsfeiern, Management-Meetings, Mitarbeiterverabschiedung und Jubiläen, Teambuilding sowie Inhouse-Messen und Vertriebstagungen erarbeitet.

In seinem Informationsvortrag „VDMA Volkswirtschaft und Statistik – Wir können Zahlen“, stellte Dr. Ralph Wiechers, Mitglied der Hauptgeschäftsführung und Leiter der Abteilungen Steuern sowie Volkswirtschaft und Statistik des VDMA, das Angebot und die Leistungen seiner Abteilungen vor. Die Teilnehmerinnen des Arbeitskreises bekamen Hinweise, wo im VDMA Internetauftritt, wie z.B. branchenspezifische Daten und Informationen zu steuerlichen Themen, abrufbar sind. Ein schneller Zugriff auf diese Informationen erleichtert die Arbeit der Assistenz und unterstützt den Vorgesetzten bei der Entscheidungsfindung.

Im Austausch zu den Erfahrungen mit dem Doppelsekretariat wurden die Vor- und Nachteile kritisch beleuchtet. Es steht und fällt mit optimierten Arbeitsprozessen, einem reibungslos funktionierenden Informationsaustausch und möglichst standardisierten Abläufen – Aspekte, die im Vorfeld gut selbst organisierbar sind. Darüber hinaus muss die „Chemie“ zwischen den betroffenen Fachkräften stimmen, und alle Seiten müssen ein hohes Maß an Flexibilität, Zielorientierung und Sachverbundenheit mitbringen, um das Doppelsekretariat erfolgreich zu führen.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei einem Arbeitskreis um eine feste Teilnehmergruppe handelt. Mitgliedsunternehmen, die an einer Mitarbeit am Arbeitskreis Assistenz und Sekretariat interessiert sind, melden sich bitte bei irmgard.reinke@vdma.org.

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