Alles im Blick bei Geschäftsreisen

Geschäftsreisen gehören im Maschinen- und Anlagenbau zum Alltag. Aber wie organisieren die Unternehmen ihre Reisen und die dazugehörigen Formalitäten?

Für Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau gehören Geschäftsreisen zum Alltag. Je nach Länge und Ziel der Reise ist es für denjenigen, der organisiert, umso komplexer. Quittungen und Belege müssen gesammelt und für die Abrechnung vorliegen, die richtigen Meldungen müssen veranlasst und gegebenenfalls auch Visa organisiert werden. Planung ist das A und O einer gut organisierten Reise. Der Arbeitskreis Assistenz und Sekretariat traf sich am 27. Juni 2019 bei Desch Antriebstechnik GmbH & Co. KG in Arnsberg, um sich genau diesem Thema zu widmen.

Monika Hollacher, VDMA Außenwirtschaft, stellte den Teilnehmerinnen einführend vor, welche Hilfestellungen der VDMA seinen Mitgliedern zu den Themen Reisesicherheit, Visa und Meldepflichten anbietet. Insbesondere ging sie dabei auf die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers und die does and don’ts bei VISA Inbound ein.

Für die Organisation von Flug, Hotels oder Autos stehen mittlerweile Reiseportale zur Verfügung, auf die einige Firmen gerne zurückgreifen. Aber sind solche online-Portale eine echte Hilfe, oder sollte besser über ein ortsansässiges „offline-Reisebüro“ organisiert werden? Welche anderen Möglichkeiten stehen noch zur Verfügung? Gastgeber Desch stellt sein für ihn konfiguriertes Reiseportal vor und ging auf konkrete Fragestellungen, wie die einfache Handhabung sowie die echte zeitliche Ersparnis ein. Die Feedbackrunde ergab, dass einige Teilnehmerinnen über die Einführung eines Reiseportals im eigenen Unternehmen nachdenken.

Zur Fragestellung, welche Apps für Assistenz und Chef sinnvoll sind, gab es einige Beispiele aus der Runde und einen guten Austausch darüber, welche Apps im Einsatz sind und wie diese genutzt werden. Eine Teilnehmerin berichtete in diesem Zusammenhang darüber, dass ein IT-Tool, dass auf einer vergangenen Sitzung des Arbeitskreis Assistenz und Sekretariat vorgestellt wurde, nun in ihrem Unternehmen eingeführt wurde.

Abschließen wurden zwei kollegiale Beratungen zu strukturbedingen organisatorischen Themen durchgeführt, um zu fachlichen Fragestellungen zu beraten.

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