eRechnung digitalisiert das Rechnungswesen

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Die elektronische Rechnungsstellung, die für die Zusammenarbeit von Maschinenbauern mit Behörden ab November 2020 Pflicht wird, bringt auch für die Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich.

Am 26. März 2019 fand der Erfahrungsaustausch Betriebswirtschaft in Dortmund statt. Jörg Scholtka von der Abteilung Business Advisory stellte den Teilnehmer den aktuellen Stand der eRechnung im Maschinenbau vor.

Die EU Richtlinie 2014/55 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen wurde in Deutschland erst sehr spät nach drei Jahren im Rahmen des Government-Gesetzes ab 2017 in nationales Recht übernommen und ist hiermit Schlusslicht in der EU. Alle anderen EU-Länder haben schon umgestellt. Für Aufträge des öffentlichen Sektors ist die Norm ab November 2019 für Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus verpflichtend, wenn sie Aufträge im öffentlichen Sektor annehmen. Bundesbehörden und später – nachrangige Körperschaften wie Kommunen, Gebietskörperschaften, Hochschulen und Krankenhäuser in öffentlicher Regie – dürfen ab November 2020 keine Papierrechnungen mehr entgegennehmen, sondern nur noch elektronische Rechnungen verarbeiten.

Was für den Behördenverkehr verpflichtend werden wird, wird auch für den sonstigen Rechnungsaustausch in der Privatwirtschaft als freiwilliger Standard hilfreich und kostensparend sein. Der VDMA hat sich hier im Rahmen der Standardsetzung frühzeitig eingeschaltet und vorwiegend den ZUGFeRD-Standard präferiert. Ein Leitfaden, wie sich die öffentliche Verwaltung auf die elektronische Rechnungsannahme vorbereitet hat, gibt es beim VDMA (joerg.scholtka@vdma.org) auf Deutsch und auf Englisch.

Neben den gesetzlichen Betrachtungen wurden die Ergebnisse einer kurzen Umfrage zum Thema eRechnung mit den Teilnehmern besprochen. Die von der Abteilung Business Advisory des VDMA durchgeführte Umfrage wird seit 2017 durchgeführt. Sie gibt einen Überblick zum Fortschritt der elektronischen Rechnungsstellung im Maschinen- und Anlagenbau. Demnach steigt deren Akzeptanz: Von 75 (2017) stieg diese Quote auf 82 Prozent der Befragten (n=99). Auch der Versand steigt: Nunmehr versenden 71 Prozent der Befragten elektronische Rechnungen. Der Einsatz eines digitalisierten Rechnungsprozesses hat eine durchschnittliche Zeitersparnis von ca. 39 Prozent erbracht. Dadurch wurden – nach eigenen Aussagen – Kosten zwischen 10 und 50 Prozent gespart.

Die Veranstaltung wurde von ProduktionNRW angeboten. ProduktionNRW ist das Kompetenznetz des Maschinenbaus und der Produktionstechnik in Nordrhein-Westfalen und wird vom VDMA NRW durchgeführt. ProduktionNRW versteht sich als Plattform, um Unternehmen, Institutionen und Netzwerke untereinander und entlang der Wertschöpfungskette zu vernetzen, zu informieren und zu vermarkten. Wesentliche Teile der Leistungen, die ProduktionNRW erbringt, werden aus Mitteln des Europäischen Fonds für Regionale Entwicklung (EFRE) gefördert.