Umgang mit den neuen Herausforderungen in Zeiten von Corona

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Die derzeitige Situation in Folge der Corona-Pandemie stellt die Assistenz in der täglichen Arbeit immer wieder vor neue Herausforderungen und verlangt Zugeständnisse sowie Flexibilität. So muss zum Beispiel die Art und Weise der Zusammenarbeit neu organisiert werden.

Die derzeitige mobile Arbeitsweise zieht sich durch alle Ebenen; Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen, Teams, Kunden und Lieferanten – viele arbeiten mobil und zu allen muss man Kontakt halten, sich abstimmen und austauschen. Wie und mit welchen Tools dies gelingen kann wurde im Rahmen des Arbeitskreises  Sekretariat und Assistenz in einem Online Veranstaltung am 13. Mai 2020 diskutiert.

Es gab Erfahrungsberichte zu den verschiedenen Tools, wie z.B. Adobe Connect, Teams, Skype, Webex und Teamviewer. Dabei wurden die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten besprochen: welche Tools für welche Art des Austausches und welche Personenanzahl geeignet sind und wie die entsprechenden Lizenzen gehabt werden können. Auch auf die Hardware wurde kurz eingegangen und besprochen, welche Ausstattung für eine optimale Durchführung von Web-Meetings benötigt wird. Einig waren sich die Teilnehmerinnen darin, dass für eine reibungslose Sitzung im Vorfeld klare Regeln festgelegt und kommuniziert werden sollten.

Wie die Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten und dem Team über Web-Meetings hinaus gelingt, war ein weiterer Punkt, der besprochen wurde. Der Austausch darüber, wie die Kommunikation mit den Abteilungen erfolgt, wie man Transparenz für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schafft und diese informiert, hat gezeigt, dass es viele verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten gib. Vieles geschieht digital zum Beispiel per Mail und über Intranet und einiges muss analog an Infotafeln im Betrieb veröffentlicht werden. Der Schutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat in allen Unternehmen oberste Priorität. Der Austausch darüber hat abermals gezeigt, wie wichtig es ist, bei der Kommunikation die unterschiedlichen Gegebenheiten und Bedingungen in den Unternehmen zu berücksichtigen.

Nach dem Austausch zu den neuen Herausforderungen in der täglichen Arbeit hat Astrid Schewe, VDMA Außenwirtschaft, unter dem Titel „Bye-bye Zettelwirtschaft – Digital organisiert mit OneNote“ einen Einblick in und Tipps für das Arbeiten mit dem Programm Microsoft OneNote gegeben. Anhand von praktischen Beispielen hat sie hilfreiche Anregungen für den Einsatz des digitalen Notizbuchs aufgezeigt, die dabei helfen können, jetzt und in Zukunft den Herausforderungen, die uns die digitale Arbeitsweise stellt, gewachsen zu sein.

Zum Abschluss wurde aufgezeigt, welche Unterstützungsmöglichkeiten der VDMA neben der Website www.vdma.org/corona im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie bietet.

Veranstalter

Dieser Arbeitskreis wurde vom VDMA NRW angeboten. Als Mitglied können Sie gerne an diesem Arbeitskreis teilnehmen. Bitte wenden sich bei Interesse an irmgard.reinke@vdma.org.